Därför ger dåliga tidrapporteringssystem missnöjda medarbetare

Ett företag är bara så framgångsrikt som sin svagaste länk. Kanske inte helt sant i alla lägen men det pålyser det faktum att alla har sin plats i verksamheten. För att allting ska fungera så smidigt som möjligt bör du satsa på dina medarbetare. Se till att de har allt de behöver för att kunna utföra sina uppgifter på allra bästa sätt. Nöjd personal jobbar bättre, något som bör tas med i beräkningen.

Det säger sig självt att du måste ge de anställda den utrustning de behöver. Du kan inte förvänta dig att ett hus ska byggas utan hammare och spik. Eller att ett kontrakt ska kunna dras upp utan en dator. Det kanske låter som dumma exempel men är egentligen grunden till allt. För att en uppgift ska kunna fullföljas i tid och med den kvalitet du önskar så krävs det en viss investering. Dels i rätt personal och utrustning men även allt annat som gör att det flyter på.

Bra system som fungerar

Tidrapportering är en del av helheten. Arbetsorder likaså, för alla måste veta vad de ska syssla med. Mycket bygger på kommunikation, som måste gå åt båda hållen. De anställda behöver klara instruktioner om vad de ska göra. Sedan ska de kunna rapportera utan större problem när uppgiften är avslutad. Arbetstider och frånvaro måste också registreras på ett korrekt sätt. Nordsys app hjälper dig i det dagliga arbetet.

Varje yrkesgrupp har sina egna speciella behov. En restaurang fungerar inte på samma sätt som ett sjukhus eller en byggarbetsplats. Men vad alla har gemensamt är den så viktiga kommunikationen. Därför kan det vara bra att hitta ett system som passar för din bransch. Som utvecklats för att du ska kunna jobba så effektivt som möjligt. Projekthantering för bygg som går att lita på.När det inte fungerar som det ska

Alla vet hur viktigt det är med den rätta utrustningen. För annars skapar det stress och otrivsel på arbetsplatsen. Detta inkluderar redskapen för att hålla ordning på arbetsplatsen. Personalen ska inte behöva tillbringa sin dyrbara tid med att skriva rapporter eller göra scheman. Det ska vara upplagt på ett sådant sätt att det är enkelt och effektivt. En arbetsorder ska inte bli liggandes utan att någon ser den, utan ska åtgärdas inom rimlig tid. Allt detta kräver en viss planering och eventuellt en investering i ett bra system.

Inte bara leder det till otrivsel men i vissa situationer kan det leda till olyckor. När kommunikationen inte fungerar kan oskyldiga bli lidande. Hyresgäster som klagar på röta, men ingen kommer och åtgärdar det, trots upprepade rapporter. Det har hänt att de blivit tvungna att flytta ut på grund av att en arbetsorder inte följts upp. Brister i boende för handikappade som leder till olyckor eller andra stora problem. De som ju är allra mest utsatta i samhället och förtjänar en god behandling. Göteborgs-Posten rapporterar här om att bristfällig tidrapportering kan ge missnöjda anställda.

 

Ha kontroll över ditt företag

Alla sorters rapporter tjänar ett syfte. De ligger till grund för lönehanteringen, till exempel. Med alla semestrar och vård av barn som förekommer så måste ekonomiavdelningen ha klart för sig vem som jobbar och när de finns tillstädes. Utgifter och inkomster ställs samman i rapporter som visar hur företaget mår. Hela tiden så bygger en verksamhets framgång på att ledningen har kontroll. Du ska kunna kombinera och jämföra alla siffror för att inte bara se en del av företaget utan verkligen få en känsla för det stora hela.

Men ibland kan det gå lite för långt tycker en del. Det finns gränser för hur pass mycket ett företag kan kontrollera sina anställda. Myndigheterna har slagit fast att du till en viss grad måste lita på dem. Du kan inte veta hela tiden exakt var de befinner sig, i alla fall inte med särskilda övervakningsprogram. Det kan annars bli bra likt en diktatur. Ny Teknik skriver här om att tidrapportering alltid är en form av kontroll.

 

Fördelar med tidrapportering

Nu är det ju inte bara tråkigt med tidrapportering. Om det sköts på rätt sätt så blir det inte som att storebror ser dig hela tiden. Istället ligger det i allas intresse att rapporteringen sköts som den ska. Sedan kan det alltid diskuteras vad som ska rapporteras och hur pass stränga reglerna ska vara. På sina håll kan du kompensera en lite för sen ankomst genom att jobba några minuter extra. Eller så jämnar det ut sig i det långa loppet. Andra får avdrag med en gång om de inte klockar in till rätt tid.

I olika serviceyrken så är det viktigt att hålla tider och följa planerna. Många gamla och sjuka är beroende av att hemtjänsten kommer som den ska. De flesta är ärliga och sköter sitt arbete som de ska. Men för att undvika problem eller missförstånd så har man introducerat en viss kontroll som sätts direkt på kundernas dörrar. En del har helt säkert känt sig kontrollerade. Men företagen och organisationerna vet hur vanligt det är med fusk.

Tidrapportering ligger också som sagt till grund för lönehanteringen. När företaget är litet brukar det inte vara några större problem. Du vet mer eller mindre var alla varit under en viss period. Vem som varit sjuk, kommit in senare eller tagit hand om barnen. Men det räcker med att verksamheten växer till sig lite grand så blir det genast något annat. Med ordentlig tidrapportering blir det rätt redan från början, vilket är en fördel för alla parter.

Satsa på ett bra system

Det är sant att det kostar pengar att byta tidrapporteringssystem. Att uppdatera rutinerna runt arbetsorder och kommunikationen mellan de olika avdelningarna. Men all investering tjänar ett syfte. Du kan få ut så mycket mer än vad du lägger ner på det. Genom att satsa på ett bra system bygger du för framtiden. Det kommer inte att bli enklare att jobba, snarare tvärtom. Så ju fler hinder du kan ta dig förbi på kortast möjliga tid, desto bättre.

Till att börja med så kommer det att gå långsamt. Alla måste vänja sig vid de nya rutinerna och reglerna. Men vartefter som det löper mer smidigt så kommer du att se en förbättring. Tanken är att det ska frigöra tid, som sedan kan användas till något viktigare. Samt att det inte ska vara en börda för någon. Du måste rapportera, det finns ofta inget alternativ. Men det måste inte uppta en stor del av din tid eller vara krångligt. Då har du inte rätt utrustning utan bör tänka om. Se dig omkring vad som finns på marknaden och välj ett system som passar din inriktning.